להתמקד פירושו להימנע מהעיסוק בטפל / מאת אלי שרגנהיים ואברהם מורדוך

מנהלים רבים משקיעים בבקרה חסרת מיקוד, אולי בגלל שאת זה הם יודעים לעשות טוב יותר מאשר לחשוב מה צריך לעשות בנושאים הקובעים והחשובים באמת. התובנה האמיתית צריכה להיות ששיפור מקומי, שאינו משמעותי ברמה של הארגון כולו, הוא לא רק מיותר – הוא גוזל האנרגיה מהיכולת המנהלים לעשות את השיפור שיזניק את הארגון קדימה

מנהל טוב יודע להתנהל במציאות של אי ודאות וסיבוכיות
מנהל טוב יודע להתנהל במציאות של אי ודאות וסיבוכיות

ד”ר אלי גולדרט, מחבר הרומן הניהולי הפופולרי “המטרה”, הגדיר את מהות תורת האילוצים כגישה פרגמטית לניהול, השואפת כל הזמן להגיע להישגים ארגוניים רבים. במילה אחת: פוקוס.  מהיסוד של הגישה הניהולית הזו נפתחת דרך ארוכה לחשיבה, שבין היתר נובעת ממקורות תלמודיים ומתמטיים לגבי השימוש בהיגיון המבוסס על מספר מצומצם של הנחות יסוד. החשיבה של תורת האילוצים מגיעה רחוק עד כדי תפיסה ניהולית כוללת, שיש בה תהליכים מובנים מצד אחד ותובנות שברובן הן בלתי שגרתיות מהצד השני, שאמורות לגרום לשיפור מהותי ביכולות הניהוליות של כל מנהל ולכן בתוצאות העסקיות של הארגון.

אברהם מורדוך
אברהם מורדוך

האתגר הגדול של כל מנהל הוא להתמודד עם הסיבוכיות של הארגון מצד אחד ואי-הודאות מצד שני. במבט ראשון נראה שהשילוב של סיבוכיות, דהיינו מספר גדול של משתנים הקשורים למצבו של העסק, שאין להם בהכרח קשרים חלקיים עם המשתנים האחרים, לצד אי-הוודאות לגבי עתידו של העסק יוצרים מציאות מסובכת עוד יותר. תפיסה זו מגבירה את המתח הטבעי של כל מנהל שצריך להוכיח את יכולותיו לאחרים, אך מרגיש במידה רבה תלות במזל שכן ההחלטות הכי מבוססות עלולות עדיין לגרום לתוצאות שליליות וביקורת נוקבת הבאה לאחר מעשה. גם ללא המתח הזה יש מידה רבה של מבוכה אצל כל מקבל החלטות, שכן אין לו את כל המידע המלא הנדרש לקבלת החלטה בתנאי ודאות ועל כן קשה לחזות את מכלול התוצאות האפשריות של כל החלטה ניהולית.

ההיגיון של תורת האילוצים טוען: ארגונים בפרט, ומערכות מבוססות אנשים בכלל, חייבות להיות פשוטות.

ההגדרה של פשטות היא שניתן בצורה סבירה לנבא את התוצאות של החלטה כלשהי. השימוש בביטוי “סבירה” מדגיש שאין דרך לנבא נכון במאה אחוז מהמקרים את התוצאות הסופיות של ההחלטה. אבל ברוב המכריע של המקרים, התוצאה של החלטה תהיה חיובית ומועילה בצורה מספקת.

הסיבה שיש הכרח קיומי לכל ארגון להיות ‘פשוט’ היא ששום ארגון אינו יכול להמשיך לחיות ללא מידה רבה למדי של יכולת ניבוי. ללא יכולת ניבוי, נוצר בהכרח כאוס שפוגע בלקוחות שיפסיקו לצרוך שירותים או סחורות מאותו ארגון. לדוגמא, באם הזמנתם חדר במלון, אזי אתם מצפים שכאשר תופיעו במלון יהיה לכם חדר. זאת, למרות שבתיאוריה עלול להיות מקרה שתהיה הצפה במספר חדרים, מפאת טעות בתכנית המחשב שתמכור יותר חדרים ממה שיש בפועל, או אורחים במלון שיאריכו את שהותם ויסרבו לפנות את החדר במועד המתוכנן. מקרה חריג יכול לקרות, אבל כאשר החריג הופך להיות תדיר – אזי למלון אין זכות קיום. לכן, הניהול של המלון מבוסס על כך שתקלה כלשהי לא תגרום לבעיה מסוג כזה, למרות כל הסיבוכים הנובעים מכך שקיימים חדרים מסוגים שונים, מספר רב של עובדים בעלי יכולות שונות, מערכות רבות שעלולות להתקלקל ושינויים מתמידים בתנועת האורחים. בצורה פשוטה יחסית, ניתן ברוב המקרים לנטרל חלק עצום מהנזק שגורמת תקלה כלשהי. למשל, במקרה שלנו עודף כוח אדם שמאפשר תגובה מהירה ויעילה במקרה של תקלה, וגם להשאיר עודף קטן של חדרים פנויים לכל מקרה.

אלי שרגנהיים
אלי שרגנהיים

כאשר מבינים את הפשטות הניסתרת מהעין יכולים להבין גם היכן יש למקד את המאמץ הניהולי. בכל המערכת יש מספר קטן מאד של משתנים שהם ‘שבירים’ במיוחד, דהיינו שאינם ברי תיקון באופן מיידי בעת תקלה. אם נדבוק בדוגמת המלון, יש מספר מוגבל של חדרים ואין דרך פרקטית להגדיל במהירות את מלאי החדרים. לכן, ברגע שחדר מתפנה, יש להכינו באופן מיידי ללקוח הבא ותעסוקה של כח אדם זמין וגדול הינה הגיונית. באותו אופן, לא מתקבל על הדעת שלא יהיו מספיק פקידי קבלה כך שאם אחד מהם חש ברע, אזי אין דרך להיענות לשאלות ודרישות של אורחי המלון. המלון צריך למצוא דרך לתפקד גם אם מערכת המחשב נפלה, והוא צריך גישה מהירה לשירותי חירום בכל שעות היממה.

כאשר מנהל בכיר מכיר בצורך להתמקד וגם מבין היכן חשוב להתמקד, הוא עדיין צריך למנוע מעצמו את הדחף להקדיש זמן לנושאים אחרים, אחרת כל ההתמקדות אינה יעילה. אחד הקשיים הוא הצורך לבחון סימנים מקדימים לכך שמשהו אינו מתנהל כשורה. העניין הוא שגם כאשר אין סימן כזה, מנהלים רבים משקיעים בבקרה חסרת מיקוד, אולי בגלל שאת זה הם יודעים לעשות טוב יותר מאשר לחשוב מה צריך לעשות בנושאים הקובעים והחשובים באמת. הקושי המהותי בהתמקדות הוא הצורך לבטל את הרעיון, השגוי במהותו, שכל שיפור הוא טוב. התובנה האמיתית צריכה להיות ששיפור מקומי, שאינו משמעותי ברמה של הארגון כולו, הוא לא רק מיותר – הוא גוזל האנרגיה מהיכולת המנהלים לעשות את השיפור שיזניק את הארגון קדימה.

תורת האילוצים מדריכה את המנהל כיצד לאתר מה באמת חשוב והיכן עליו להתרכז. במאמר הבא נציג את חמשת צעדי המיקוד של תורת האילוצים (Process of On-Going Improvement) המתווים את הבסיס הלוגי לחשיבה ניהולית פרגמטית ששואפת להגיע גבוה, לקדם את הארגון משמעותית. מאמרים נוספים יבהירו כיצד תורת האילוצים מתייחסת לאי-הודאות וכיצד יש לקבל החלטות בתנאי אי-ודאות.

מאמר שני בסדרה

למאמר ראשון לחץ כאן


  • הכותבים, אלי שרגנהיים ואברהם מורדוך הם מומחים בעלי שם בינלאומי בתורת האילוצים עם שנות ניסיון רבות ביישום השיטה בחברות רבות מסביב לעולם במדינות כמו ארה”ב, דרום אמריקה, אירופה, הודו, רוסיה ויפן. הם עסקו בהדרכה והכשרה של מנהלים וסטודנטים באקדמיה ובפיתוח פתרונות ממוחשבים לסוגיות ניהוליות רבות. לשרגנהיים ומורדוך רקע בפיתוח תוכנה וניסיון זה מהווה נדבך חשוב הן בפן הייעוצי וההדרכתי והן בעיצוב הפתרון הניהולי המתאים.

Be the first to comment

Leave a Reply